I. Giới thiệu
Tháng 1 năm 2008 Thống kê Thụy Điển đã khai trương một đơn vị tổ chức mới, tập trung trách nhiệm hơn vào mảng thông tin nội bộ và đối ngoại (kể cả công tác xuất bản và tiếp thị) và Cục Truyền thông đã ra đời lúc đó. Đồng thời, các đơn vị khác cũng đã được sắp xếp lại để phục vụ các quá trình sản xuất số liệu thống kê.
Các cuộc nghiên cứu thăm dò nhân viên trong một số năm, đã cho thấy sự không hài lòng với phương pháp quản lý thông tin trong cơ quan và chỉ trích trở nên gay gắt hơn. Nhu cầu thông tin của người đứng đầu các đơn vị và công việc quản lý đã cao hơn. Để hoạt động mảng truyền thông nội bộ mang tính chiến lược hơn, Cục Truyền thông đã thuê một chuyên gia và đã bắt đầu công việc vào tháng 7 năm 2009.
II. Vạch chiến lược
Thống kê Thụy Điển đã bắt đầu với một nghiên cứu về tình hình hiện tại trong cơ quan. Phỏng vấn một số người đứng đầu các cục, đơn vị và nhân viên cũng như Tổng Cục trưởng. Mục đích của các cuộc phỏng vấn là để tìm hiểu xem những người này truyền đạt thông tin như thế nào, bản thân họ nhận và truyền thông tin với nhau ra sao, họ có những loại hội họp nào, có những kênh thông tin nào khác và họ suy nghĩ gì về mạng thông tin nội bộ.
Những phát hiện :
• Thông tin được sử dụng trong nội bộ đơn vị theo những cách khác nhau. Điều này thường phụ thuộc vào cách tổ chức, các loại hình hội họp và các kênh thông tin sẵn có khác.
• Thiếu thời gian thảo luận ở các cuộc họp, các cuộc họp có xu hướng chỉ là các cuộc gặp mặt để thông báo.
• Khi quyết định được đưa ra, thường thiếu cơ sở và tầm quan trọng, nên không được đơn vị chấp nhận đầy đủ..
• Những người đứng đầu đơn vị không được đào tạo về truyền thông.
• Rất nhiều thông tin bằng văn bản được phổ biện qua e-mail và mạng nội bộ, kết quả là: không có sự đối thoại.
• Người quản lý gần nhất là kênh quan trọng nhất. Thông tin bằng miệng đi từ người này và đến với người này là quan trọng.
• Thiếu các công cụ để giúp các nhà quản lý trong khâu truyền thông của mình.
• Mạng nội bộ chậm chạp và không có kết cấu, do đó, khó tìm kiếm thông tin. Rất nhiều thông tin không được cập nhật và không có mục đích rõ ràng về những gì cần được truyền đưa trên mạng nội bộ.
6. Không có chiến lược truyền thông cho đội ngũ quản lý về những gì cần phải được truyền đưa, khi nào và làm thế nào.để truyền đưa.
III. Kết quả
7. Trong tháng 5 năm 2010, Thống kê Thụy Điển đã hoàn thành một chiến lược truyền thông nội bộ. Chiến lược này đã hỗ trợ tầm nhìn của Thống kê Thụy Điển, có tiêu chuẩn đẳng cấp thế giới trong việc tinh chỉnh dữ liệu thông tin thống kê, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Chính sách Truyền thông của Thống kê Thụy Điển thể hiện rõ các mục tiêu về truyền thông nội bộ như:
• Tất cả nhân viên có thể truy cập và có thể tìm thấy những thông tin cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình;
• Nó góp phần vào một môi trường làm việc tốt và làm tăng sự cảm nhận về một cơ quan Thống kê Thụy Điển thống nhất, dần dẫn đến cảm nhận sự trực thuộc, tương tác lẫn nhau và tăng thêm hiệu quả công việc.
Chiến lược truyền thông nội bộ cũng hỗ trợ các mục tiêu này
Những tư liệu và hành động hỗ trợ chiến lược như:
• Chính sách Truyền thông,
• Chính sách lãnh đạo mới,
• Các văn bản hướng dẫn viết bài, về vấn đề xuất bản ….trên mạng nội bộ,
• Kế hoạch truyền thông cho các dự án và các sự kiện đã được giới thiệu trong năm 2010,
• Công cụ cho kế hoạch truyền thông,
• Phát triển một mạng nội bộ mới đã cải tiến. Trong 2010, tiến hành chức năng cải tiến cho các mục tin tức nhằm giới thiệu chân dung của Thống kê Thụy Điện được miêu tả sinh động như thế nào trong các phương tiện truyền thông và các blog, cùng với lịch công tác hợp nhất để giới thiệu công việc quản lý thực hiện cái gì, trao đổi thông tin trên các hội nghị chuyên đề, v.v
• Đào tạo lãnh đạo các bộ phận và đơn vị ,
• Hỗ trợ quản lý về truyền thông,/,
TMH
Nguồn: MPROVING INTERNAL COMMUNICATION AT STATISTICS SWEDEN
Submitted by Statistics Sweden-UNECE Work Session on the Communication of Statistics
(30 June – 2 July 2010, Paris, France)