Một số thay đổi quan trọng về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư có hiệu lực thi hành từ ngày 05/3/2020. Theo đó, Nghị định này thay thế cho Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, và đã có nhiều thay đổi về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:

(1) Sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman cho văn bản hành chính

Bắt buộc sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen[1].

(2) Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Tất cả các loại văn bản hành chính phải sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm)[2].

(3) Số trang văn bản được đặt canh giữa ở lề trên của văn bản

Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất[3].

(4) Ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp

Phải ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)[4].

(5) Phải có căn cứ ban hành văn bản

Theo Nghị định 30, các văn bản đều phải có căn cứ ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành)[5].

(6) Quy ước viết tắt một số loại văn bản

Nghị định thay đổi quy ước viết tắt một số loại văn bản như sau: Bản ghi nhớ (BGN); Bản thỏa thuận (BTT); Giấy ủy quyền (GUQ); Giấy giới thiệu (GGT); Giấy nghỉ phép GNP); Phiếu báo (PB)[6].

(7) Quy tắc viết hoa

Nghị định mới quy định thay đổi một số các trường hợp viết hoa như sau: (1) Viết hoa sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng; (2) Viết hoa các ngày tết; (3) Viết hoa danh từ thuộc trường hợp đặc biệt; (4) Viết hoa trường hợp đặc biệt[7].

Ngoài ra, Nghị định còn quy định thêm nhiều hướng dẫn về chữ ký số và công tác văn thư khác liên quan.

Lan Phương

[1] Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ cần sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

[2] Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì có thể sử dụng khổ giấy A4 hoặc A5 cho các văn bản hành chính.

[3] Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì số trang được trình bày tại góc phải, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

[4] Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Hội đồng dân tộc; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… không phải ghi tên cơ quan chủ quản khi ban hành văn bản.

[5] Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì không bắt buộc phải có căn cứ ban hành văn bản.

[6] Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì quy ước viết tắt lần lượt các văn bản trên như sau: GN, TTh, UQ, GT, NP.

[7] Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì quy định viết hoa thêm một số trường hợp: Viết hoa đối với tên gọi các tôn giáo, giáo phái; tên gọi ngày lễ tôn giáo; viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”); viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng); viết hoa tên các ngày tiết.