Trong thời điểm khó thu thập dữ liệu từ hiện trường, việc sử dụng các đăng ký hành chính cho mục đích thống kê có thể là nguồn thông tin thay thế quan trọng để tiếp tục cung cấp dữ liệu và số liệu thống kê cho công chúng. Mặc dù nhiều quốc gia đã có sẵn các hệ thống để sử dụng dữ liệu hành chính và chỉ cần điều chỉnh cách tiếp cận để bao gồm nhiều nguồn hơn, các quốc gia khác có thể cần bắt đầu với những điều cơ bản.
Có nhiều đăng ký hành chính khác nhau có sẵn có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau và nếu có thể tương tác, cũng có thể được liên kết với các nguồn dữ liệu khác. Một đăng ký y tế có thể nói điều gì đó về số lượng các cơ sở y tế và nhân viên y tế ở các khu vực khác nhau. Kết hợp với dữ liệu dân số, điều này có thể được sử dụng để đánh giá năng lực xử lý bệnh nhân COVID-19 ở những khu vực đó. Một đăng ký kinh doanh có thể được sử dụng dưới sự soi chiếu của COVID-19 để giúp thông báo có bao nhiêu doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau, cũng như cung cấp thông tin về quy mô của họ về số lượng nhân viên một lần nữa có thể nói điều gì đó về tác động tiềm năng đối với nền kinh tế.
Cũng như các nguồn dữ liệu khác, hồ sơ hành chính có thể gặp phải những hạn chế khác nhau liên quan đến tính đầy đủ, phạm vi, tính đại diện của tổng thể mục tiêu và các vấn đề về chất lượng dữ liệu khác. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách tiếp cận thu thập (trực tuyến hoặc trực tiếp), tần suất cập nhật thông tin và đối tượng trả lời (ví dụ cá nhân so với doanh nghiệp) và sự tồn tại của kiểm soát xác thực dữ liệu ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của họ, giữa những yếu tố khác.
Đảm bảo và mở rộng việc sử dụng hồ sơ hành chính đã được chia sẻ với Cơ quan Thống kê quốc gia
Trong thời gian khủng hoảng, các Cơ quan Thống kê quốc gia (NSO) nên ưu tiên sử dụng các nguồn dữ liệu đã có sẵn với họ, trước khi tập trung vào thu thập dữ liệu mới. Bước đầu tiên, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các luồng báo cáo dữ liệu đã có trong các thực thể hình thức sở hữu hệ thống dữ liệu hành chính để NSO tiếp tục hoạt động mà không bị gián đoạn. Điều này có thể là thách thức, đặc biệt trong tình huống hiện tại khi nhân viên chịu trách nhiệm điều hành và giám sát các luồng dữ liệu đó có thể làm việc tại nhà mà không có quyền truy cập đầy đủ vào cơ sở hạ tầng CNTT cần thiết.
Do đó, điều rất quan trọng đối với nhân viên NSO là hợp tác với chủ sở hữu các hệ thống hành chính quan trọng để đảm bảo việc chia sẻ dữ liệu liên tục. Họ cũng nên làm việc cùng nhau để khám phá cách tốt nhất để vượt qua các hạn chế truy cập và sự gián đoạn khác trong các luồng dữ liệu hiện có. Ví dụ, trong cuộc khủng hoảng COVID-19, chủ sở hữu hệ thống dữ liệu hành chính cũng có thể gặp phải sự gián đoạn trong luồng thông tin, đặc biệt nếu dữ liệu nguồn không được cung cấp cho họ trực tuyến hoặc bằng các phương tiện tự động khác. Trong những trường hợp này, điều quan trọng là các quan chức NSO phải hợp tác với chủ sở hữu dữ liệu hành chính để thiết lập các phương pháp mới để thu thập dữ liệu, ít nhất là trên cơ sở tạm thời. NSO thậm chí có thể liên hệ với cơ quan quản lý rủi ro thiên tai và các tác nhân nhân đạo, những người có thể giúp đỡ để duy trì luồng dữ liệu. Điều này đặc biệt có liên quan trong bối cảnh COVID-19, do hầu hết các số liệu thống kê về y tế và quan trọng đều bắt nguồn từ hồ sơ hành chính. Vì vậy, các số liệu thống kê khác rất quan trọng để theo dõi và đánh giá tác động của đại dịch, chẳng hạn như thống kê về các dịch vụ xã hội và thống kê giáo dục.
Có thể có sự gián đoạn trong việc thu thập dữ liệu hành chính ngay cả khi hầu hết thông tin được cung cấp trực tuyến. Điều này đặc biệt có thể là trường hợp đối với các doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng bởi việc sập hệ thống đang diễn ra ở nhiều quốc gia. Trong các tình huống này, cơ quan thống kê có thể hỗ trợ chủ sở hữu đăng ký tiếp cận với các bên liên quan chính và phương tiện truyền thông để làm nổi bật tầm quan trọng của việc tiếp tục báo cáo để giúp đảm bảo thống kê chất lượng tiếp tục phản ánh các thay đổi trong tình huống và có thể hữu ích cho các nhà hoạch định chính sách.
Thiết lập quyền truy cập vào các nguồn dữ liệu hành chính mới
Để có thể cung cấp thông tin cần thiết bởi các dấu hiệu chính sách và quyết định ứng phó với đại dịch COVID-19, điều quan trọng là phải truy cập an toàn vào tất cả các nguồn dữ liệu hành chính có liên quan, đặc biệt là các thông tin liên quan đến sản xuất thông tin y tế, giáo dục và kinh doanh. Dưới một vài bước có thể có liên quan trong bối cảnh này.
Thiết lập liên hệ: Có thể khó thiết lập liên hệ với chủ sở hữu đăng ký tại thời điểm này, nhưng cũng có thể sẵn sàng cộng tác nhiều hơn trong các trường hợp thông thường. Ở cuối văn bản này là một danh sách các nguồn dữ liệu hành chính tiềm năng chính có thể được xem xét. Làm thế nào để tiếp cận với họ sẽ phụ thuộc vào bối cảnh địa phương. Nói chung, các liên hệ cá nhân không chính thức có thể hữu ích, nhưng một yêu cầu chính thức ở cấp cao nhất, chỉ định các mục tiêu và mức độ khẩn cấp của việc truy cập dữ liệu, có thể là cần thiết. Chẳng hạn, người ta có thể nhấn mạnh tầm quan trọng của thống kê đối với việc hoạch định chính sách trong thời đại mà rất nhiều khía cạnh của cuộc sống đang thay đổi.
Thỏa thuận chính thức: Ở nhiều quốc gia thường cần có một thỏa thuận chính thức để đảm bảo trao đổi dữ liệu. Điều này có thể mất thời gian và cũng có thể khó khăn hơn trong một tình huống mà các cuộc họp không được khuyến khích. Trước vấn đề này, người ta có thể đồng ý thử nghiệm trao đổi dữ liệu không chính thức với tình huống và bắt đầu làm việc trong thực tế, tiết kiệm thỏa thuận chính thức cho giai đoạn sau. Ở các quốc gia khác, Đạo luật thống kê quy định rõ rằng cơ quan thống kê nên được cấp quyền truy cập vào các nguồn dữ liệu có liên quan. Điều này sau đó là đủ để bắt đầu chia sẻ dữ liệu.
Chỉ định nội dung chia sẻ: Điều quan trọng là phải đồng ý về phạm vi cụ thể của nội dung được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là chỉ định dữ liệu hoặc biến nào, trong khoảng thời gian tham chiếu nào, ở mức độ chi tiết nào (dữ liệu vi mô so với dữ liệu tổng hợp), ở định dạng nào (loại tệp) và tần suất. Một mẫu cho cách cấu trúc dữ liệu nên được phát triển nhanh chóng và đồng ý phối hợp với chủ sở hữu dữ liệu hành chính.
Chỉ định cách chia sẻ: Trao đổi điện tử sẽ là điều kiện tiên quyết, nhưng có nhiều lựa chọn khác nhau. Trao đổi tự động từ sở hữu cơ sở dữ liệu hành chính sang cơ quan thống kê sẽ là một lựa chọn lý tưởng nhưng hiện tại có thể không khả thi. Trong những trường hợp đó, dữ liệu có thể được trao đổi bằng các định dạng mở, có thể đọc bằng máy như .csv hoặc excel. Các định dạng tệp không có cấu trúc hoặc không thể đọc được bằng máy, chẳng hạn như word hoặc .pdf, nên tránh. Và nếu dữ liệu vi mô được trao đổi, điều này nên được thực hiện bằng cách sử dụng các tùy chọn chuyển an toàn, ví dụ bằng cách mã hóa các tệp hoặc tương tự.
Đánh giá chất lượng dữ liệu và cơ chế phản hồi: Nhiều nguồn dữ liệu hành chính phải đối mặt với nhiều thách thức về chất lượng dữ liệu. Chúng có thể không đầy đủ, chỉ bao gồm một tập hợp con nhất định của tổng thể hoặc có thể có nhiều sai số trong dữ liệu được thu thập. Do đó, đánh giá chất lượng dữ liệu và áp dụng các tiêu chuẩn phù hợp là rất quan trọng trước khi dữ liệu được sử dụng cho mục đích thống kê. Một cơ quan thống kê thường có nhiều chuyên môn về vấn đề này và điều này có thể được cung cấp cho chủ sở hữu đăng ký. Khung Đảm bảo Chất lượng Quốc gia của Liên hợp quốc có thể là một nguồn tài nguyên hữu ích trong công việc này.
Thiết lập cơ sở dữ liệu thống kê hoặc đăng ký:Nếu dữ liệu được chia sẻ ở cấp độ dữ liệu vi mô, điều quan trọng là cũng phải thiết lập cơ sở dữ liệu thống kê hoặc đăng ký dựa trên dữ liệu hành chính. Các yếu tố chính của cơ sở dữ liệu thống kê hoặc đăng ký là nó phản ánh nguồn dữ liệu hành chính nhưng cho phép sửa dữ liệu cho mục đích thống kê. Mặc dù việc loại bỏ một doanh nghiệp khỏi nguồn dữ liệu hành chính ở nhiều quốc gia là bất hợp pháp nếu việc ngừng kinh doanh không được báo cáo, cùng một công ty có thể bị xóa khỏi đăng ký thống kê theo các quy tắc cụ thể như không hoạt động đối với một số lượng nhất định thời gian với mục đích nâng cao chất lượng tổng thể của thống kê. Đây sẽ là chìa khóa trong vấn đề này, để tạo ra các quy tắc rõ ràng về cách thông tin mới từ nguồn hành chính được thêm vào đăng ký thống kê khi nhận được cập nhật.
Đảm bảo khả năng tương tác: Chia sẻ dữ liệu, liên kết và xử lý sẽ dễ dàng hơn đáng kể nếu dữ liệu có thể tương tác. Khi có thể, việc sử dụng các phân loại chung, mô hình dữ liệu và định dạng dữ liệu trên các nhà cung cấp dữ liệu hành chính khác nhau nên được khuyến khích và hỗ trợ càng nhiều càng tốt.
Liên kết các nguồn dữ liệu: Một đăng ký có thể không đủ để đáp ứng nhu cầu dữ liệu cụ thể từ các nhà hoạch định chính sách và ra quyết định. Nếu dữ liệu có thể tương tác với nhau, có thể xem xét liên kết các nguồn khác nhau để đảm bảo mức độ bao phủ của các nhóm tổng thể nhất định và để có thể có được một bức tranh chi tiết hơn về mối liên kết giữa các tổng thể và hiện tượng khác nhau.
An toàn và bảo mật: Khi chia sẻ và khi liên kết dữ liệu vi mô, đây sẽ là chìa khóa để đảm bảo dữ liệu được giữ bí mật cho các tác nhân bên ngoài. Không có dữ liệu nào được công bố dẫn đến phá vỡ tính bảo mật của người trả lời và điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chỉ những người chủ chốt mới được cấp quyền truy cập vào dữ liệu và họ cũng đồng ý giữ bí mật thông tin. Liên kết với điều này, nó cũng là chìa khóa để đảm bảo rằng các hệ thống dữ liệu được an toàn để các bên ngoài không thể truy cập vào các hệ thống.
Nếu không thể trao đổi dữ liệu dưới thời COVID-19
Hiện tại để trao đổi dữ liệu quy mô đầy đủ là không thể do truy cập, các vấn đề pháp lý hoặc các khía cạnh khác. Trong những trường hợp đó, nhân viên NSO có thể xem xét việc cộng tác với chủ sở hữu hệ thống dữ liệu hành chính, đưa ra lời khuyên và hỗ trợ về cách tiến hành đánh giá chất lượng dữ liệu, cách mã hóa và làm sạch dữ liệu và cách lập bảng để đưa ra số liệu thống kê và thông tin hữu ích. Điều này có thể được thực hiện thông qua các hội nghị video và chia sẻ màn hình. Bằng cách đó, nhiều dữ liệu có khả năng có thể được công bố trong hoàn cảnh hiện tại và mối quan hệ chặt chẽ hơn sẽ được thiết lập. Các đối tác quốc tế cũng có thể tham gia vào công việc này nếu có liên quan.
Ngoài ra có thể tham khảo danh sách các đăng ký tiềm năng và các nguồn hữu ích sau:
Tài liệu hướng dẫn chung về sử dụng các nguồn dữ liệu hành chính bao gồm:
– Sử dụng các nguồn hành chính và thứ cấp cho thống kê chính thức
– Sổ tay của Tổ chức Thống kê, đặc biệt là chương 8.3
– Thống kê dựa trên đăng ký tại các quốc gia Bắc Âu
– Ví dụ cụ thể từ Ghana
Danh sách các đăng ký tiềm năng có thể giúp lấp đầy khoảng trống dữ liệu, với các tài liệu hướng dẫn cụ thể có liên quan:
– Đăng ký dân sự / đăng ký dân số
– Nguyên tắc và khuyến nghị cho một hệ thống thống kê quan trọng
– Khóa học trực tuyến về CRVS
– Cẩm nang về Đăng ký dân sự và Hệ thống thống kê quan trọng: Quản lý, vận hành và duy trì
– Đăng ký kinh doanh
– Hướng dẫn đăng ký kinh doanh thống kê
– Đăng ký địa chỉ
– Đăng ký điện thoại
– Đăng ký giáo dục
– Đăng ký y tế
– Đăng ký ngoại thương
– Hướng dẫn thống kê về thương mại dịch vụ quốc tế
– Đăng ký thuế
– Đăng ký phương tiện
– Ghi chép biên giới
Thái Học (dịch)