Svetlana Nichiporuk – Ủy ban thống kê quốc gia nước Cộng hòa Belarus
1. Tổng quan về các chức năng và loại hình sử dụng sổ sách thống kê
Như chúng ta đều biết, bất kỳ cuộc điều tra thống kê nào cũng nhằm có được những thông tin kịp thời, phù hợp, đáng tin cậy và có thể so sánh được, nhằm xác định mô hình phát triển của các hiện tượng và quá trình kiểm tra xem xét ở cấp khu vực, quốc gia và quốc tế.
Sổ sách thống kê (SR) tại Cộng hòa Belarus, cũng như ở các nước khác, là một trong những các công cụ thống kê quan trọng và hiệu quả nhất, một nguồn thông tin chủ yếu cung cấp nền tảng cho các cuộc điều tra thống kê mà chất lượng phụ thuộc vào chất lượng của sổ sách ghi chép thống kê.
SR của Cộng hòa Belarus bao gồm hai phần: một là phần hành chính, trong đó có đơn vị pháp lý, và phần thống kê, trong đó có các đơn vị thống kê.
Giữa những chức năng và ứng dụng chính của SR, ta có thể nhận ra những vấn đề sau:
cung cấp bảng kê chung của người trả lời
đảm bảo nguyên tắc chung về nhận dạng người được hỏi
tổ chức và tiến hành các cuộc điều tra thống kê
thiết lập thông tin thống kê tổng hợp
thiết lập danh sách những người được hỏi và dữ liệu tóm tắt về số lượng các đơn vị kinh doanh trong nước theo các phân nhóm và phân tích thống kê khác nhau.
Để giải quyết những nhiệm vụ này, SR bao hàm những dữ liệu:
dữ liệu hành chính về các thực thể kinh doanh, phản ánh các quá trình thành lập, tổ chức lại, những thay đổi về các tài liệu cấu thành hay đóng cửa các cơ sở đó, được liên kết với các dữ liệu dùng để tổ chức các cuộc điều tra thống kê
dữ liệu thu được từ các cuộc điều tra thống kê.
SR bao gồm một mã nhận dạng chung của các đơn vị theo bảng phân loại toàn quốc, và đưa ra đầy đủ các đặc tính để các cụm dân cư khác nhau theo đúng những tiêu chí khác nhau. Do vậy SR cũng tạo điều kiện tiếp nhận cả hai dữ liệu riêng lẽ và tổng hợp về kinh doanh và các hoạt động của các cơ sở đó.
Do phạm vi sử dụng SR rộng, nên chúng tôi nhất thiết phải kiểm soát chất lượng thông tin từ sổ sách.
2. Hành động để đảm bảo các tiêu chí chất lượng của SR luôn được thừa nhận
Theo chính sách về chất lượng của Ủy ban thống kê quốc gia, chất lượng của các SR là mức độ phù hợp với tiêu chí chất lượng chung được chấp nhận và đáp ứng nhu cầu thông tin và kỳ vọng của người dùng.
Dưới đây là mô tả ngắn gọn về các hành động nhằm đáp ứng tiêu chí chất lượng chung được thừa nhận
Thích hợp (với yêu cầu) là đánh giá các mức độ chất lượng mà SR đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Thực hiện các tiêu chí này cho thấy xuất hiện các đơn vị quan sát liên quan, cùng với những đặc trưng cần thiết trong SR, cho phép có được các tập hợp số liệu thống kê và mẫu khảo sát dành cho các cuộc điều tra thống kê.
Cần lưu ý là các đơn vị và đặc trưng của chúng đang được cập nhật liên tục dựa vào các thông tin nhận được từ các nguồn hành chính và từ các chuyên gia thống kê chuyên ngành, nhất là đại diện cho các đơn vị địa phương .
Chính xác (đáng tin cậy) đặc trưng cho những phản ánh trong sổ sách đúng thực tế. Để đáp ứng tiêu chí này, ta đem so sánh thông tin định kỳ của các đơn vị pháp nhân với thông tin từ cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, bằng việc kiểm tra chéo sổ sách thống kê với thông tin đăng ký nhà nước cùng loại của các thực thể pháp nhân, các doanh nghiệp tư nhân và đăng ký nhà nước của các đối tác pháp nhân khác.
Đúng lúc và kịp thời đặc trưng về thời gian từ lúc sổ sách được cập nhật để phản ánh thực trạng các sự kiện. Thông tin về các đơn vị pháp nhân từ các cơ quan đăng ký chuyển đến hàng ngày thông qua hệ thống thông tin tự động (AIS) . Bằng cách này này thông tin được cập nhật khá nhanh chóng (trong vòng 3 – 5 ngày) .
Để có thông tin kịp thời về việc một đơn vị có còn đang hoạt động hay không là rất quan trọng, các cơ quan đăng ký không phải lúc nào cũng có thông tin này. Năm nay, Ủy ban Thống kê Quốc gia đã ký kết với các cơ quan thuế một thỏa thuận trao đổi thông tin liên quan đến các tổ chức không báo cáo cho các cơ quan thống kê hoặc không nộp thuế liên tục hơn 12 tháng.
Rõ ràng và có thể tiếp cận được, có nghĩa là khả năng truy cập miễn phí vào các tài liệu thống kê, cho phép người sử dụng nắm bắt được thông tin trong sổ sách một cách chính xác. Với mục đích này, Thống kê Belarus đã chuẩn bị những tài liệu khác nhau, trong đó mô tả những khía cạnh về phương pháp luận, cơ cấu, thành phần, nét đặc trưng và các thủ tục cập nhật, cả mục hành chính của sổ sách thống kê, trong đó gồm có đơn vị pháp lý, lẫn phần thống kê, trong đó có đơn vị thống kê. Tài liệu này có sẵn dành cho tất cả các nhân viên của cơ quan thống kê, những người sử dụng của SR .
So sánh được những khía cạnh khác nhau. So sánh về mặt không gian là so sánh các đơn vị quan sát được sử dụng trong sổ sách và phân loại ở cấp quốc tế, so sánh về mặt thời gian là cơ hội để xem xét dữ liệu trong sổ sách ở cấp độ của từng đơn vị hay ở cấp độ toàn thể theo các thời kỳ khác nhau .
Sử dụng bảng phân loại quốc gia trong SR cho phép so sánh các thông tin, cả ở cấp độ quốc tế và quốc gia. Phân loại quốc gia các hoạt động kinh tế dựa vào NACE rev.1.1 . Hiện nay, Phiên bản phân loại quốc gia các hoạt động kinh tế đang được cập nhật cho phù hợp với NACE Rev.2 .
So sánh theo thời gian được đảm bảo bằng việc bảo toàn những phần cắt ngang của cơ sở dữ liệu trong những khoảng thời gian nhất định (gồm cả thông tin cơ bản) của các phần hành chính của SR và lịch sử thay đổi về những nét đặc trưng và các đơn vị quan sát ở phần thống kê của SR .
Thống nhất bao gồm sự nhất quán nội bộ và phù hợp với các đăng ký khác.
Thống nhất nội bộ được đặc trưng bằng khâu xử lý dữ liệu được sắp xếp trong sổ sách và sự hiện diện các quy tắc cập nhật của sổ sách. Phù hợp với các sổ sách khác có thể đạt được thông qua việc sử dụng mã số nhận dạng (liên kết). Để trao đổi thông tin với các sổ sách khác, người ta sử dụng những mã số khác, chẳng hạn như phân loại quốc gia về các thực thể pháp nhân và mã các doanh nhân (NCLEE) – số đăng ký do các cơ quan đăng ký ấn đinh; và mã UNP (số tài khoản của đối tượng nộp) – số đăng ký do cơ quan thuế cấp
3. Cập nhật của sổ sách thống kê
SR được cập nhật trên cơ sở các nguồn hành chính và thông tin nhận được từ các chuyên gia thống kê chuyên ngành. Như đã đề cập trên, các thông tin được thu nhận từ cơ quan đăng ký thông qua hệ thống thông tin tự động (AIS). Các nguyên tắc tương tác của cơ quan nhà nước trong hệ thống này được đảm bảo bằng văn bản pháp quy.
Hiện nay Thống kê Belarus đang đang hợp tác với các chủ sở hữu dữ liệu hành chính khác, cho dù hiệp định khung song phương đang được cập nhật thường xuyên theo những thay đổi trong dữ liệu thiết yếu. Tuy nhiên, dữ liệu hành chính không phải luôn đúng. Khi những lỗi thông tin từ các nguồn hành chính được phát hiện, cơ quan thống kê sẽ gửi yêu cầu cho chủ sở hữu dữ liệu hành chính sửa chữa dữ liệu.
4 . Hợp tác với các chuyên gia về số liệu thống kê chuyên ngành
Hợp tác với các chuyên gia lĩnh vực số liệu thống kê chuyên ngành được thực hiện theo hai cách khác nhau :
cập nhật những đặc điểm riêng biệt trong sổ sách thống kê
cập nhật các đơn vị địa phương
Cập nhật một số đặc điểm của các đơn vị trong sổ sách thống kê, chẳng hạn như hoạt động kinh tế chính, hay thuộc tính của tổ chức ngân sách dựa vào cơ sở dữ liệu từ các cuộc điều tra thống kê. Số liệu thống kê chuyên ngành cũng là nguồn thông tin chính dựa vào báo cáo của các đơn vị địa phương .
Các chuyên gia thống kê chuyên ngành ngày càng có xu hướng đòi hỏi thông tin chất lượng cao từ sổ sách thống kê, trong khi đó họ lại không luôn quan tâm đến vấn đề cung cấp các thông tin cần thiết giúp đảm bảo chất lượng của SR. Tuy nhiên, do hiện nay một số quy tắc cập nhật của SR đã được thiết lập, nên tình trạng này đã được cải thiện .
5. kiểm soát dữ liệu
Dữ liệu của SR được kiểm tra trước và sau khi tải vào hệ thống. Các loại kiểm tra chất lượng chính bao gồm:
kiểm tra trực quan dữ liệu nguồn (tùy thuộc vào số lượng thông tin)
so sánh các dữ liệu từ các nguồn với SR (thay đổi điều khiển)
so sánh các dữ liệu tương tự từ các nguồn khác nhau với nhau (nhất quán kiểm tra)
kiểm tra tính đầy đủ và sự trùng lặp
kiểm tra mã Phân loại quốc gia của các doanh nghiệp và tổ chức
kiểm tra các giá trị đặc trưng, cho phù hợp với những phân loại tài liệu liên quan được sử dụng trong SR
kiểm tra các mối tương quan giữa các giá trị đặc trưng và những điều chỉnh khác
6 . Những phương pháp khả dĩ nhằm nâng cao chất lượng của SR và những hướng phát triển sau này
Chắc chắn là việc chuyển đổi sang phần mềm và các công cụ công nghệ mới để hình thành và bảo trì phần hành chính của SR hiện đang được phát triển, hy vọng sẽ tăng mức độ tự động hóa các quá trình phân tích và phương pháp luận trong khâu cập nhật và bảo quản sổ sách.
Để cải thiện quá trình cập nhật SR, Thống kê Cộng hòa Belarus lên các kế hoạch hành động sau đây:
Thống kê Belarus triển khai một Chương trình Hỗ trợ Thông tin Chính phủ nhằm thiết lập một không gian thông tin riêng. Một trong những phần hợp thành là phát triển Hệ thống thông tin điện toán quốc gia (NCIS) của Cộng hòa Belarus, được thiết kế để tích hợp các nguồn tài nguyên thông tin nhà nước và tự động hóa công tác dịch vụ chính phủ, nhằm cung cấp dịch vụ cá nhân cho các cơ quan chính phủ và những người dùng khác. Một trong những mục tiêu chính của NCIS là làm tăng hiệu quả và chất lượng công việc của các cơ quan công quyền qua chất lượng các dịch vụ mà họ cung cấp .
Ở thời điểm hiện tại, số lượng các nguồn thông tin được tích hợp trong các NCIS và dịch vụ cung cấp dựa trên các nguồn còn hạn chế. Tuy nhiên, phần tích hợp các nguồn thông tin của các cơ quan chính phủ thêm nữa và những cơ sở có dữ liệu hành chính được sử dụng để cập nhật SR trong NCIS sẽ giúp cải thiện chất lượng của các dữ liệu hành chính này và cơ chế cập nhật SR bằng dữ liệu hành chính nhà nước. Hơn nữa , do công việc đánh mã lại các loại hoạt động chính theo phân loại mới dựa vào NACE Rev.2 hiện nay đang được lên kế hoạch để tiến hành tự đánh mã lại và kiểm soát chất lượng của SR trong thời gian một vài năm .
TMH. http://www.unece.org/fileadmin/DAM/stats/documents/ece/ces/ge.42/2013/Belarus_-_QM_in_the_SBR.pdf
Quality control of the statistical register in the Republic of Belarus
Svetlana Nichiporuk -National Statistical Committee of the Republic of Belarus
Session 2: Quality of the statistical business register- Group of experts on business registers
(02 – 04 September 2013, Geneva, Switzerland)