Arie Aharon, Cục Thống kê Trung ương Israel
I. Giới thiệu
Trong những năm gần đây, phạm vi hoạt động của Cục Thống kê Trung ương Israel (CBS) đã tăng thêm đáng kể, nó được thể hiện ở hai lĩnh vực chính: gia tăng về số lượng các cuộc điều tra của CBS và số lượng các tập tin hành chính CBS nhận được tăng lên. Số lượng các tập tin hành chính CBS nhận được tăng lên không làm giảm sử dụng lượng điều tra viên (ĐTV) truyền thống. Trên thực tế lại ngược lại, số ĐTV làm việc cho CBS đã tăng gấp đôi, hiện nay là khoảng 450. Số lượng lớn ĐTV như vậy mở đầu nhu cầu sử dụng các phương pháp và phương tiện mới liên quan, bên cạnh đó cần phải sử dụng hiệu quả hơn các tập tin hành chính.
Với quan điểm này, CBS đã quyết định nâng cao hiệu quả quá trình thu thập dữ liệu và cắt giảm chi phí, bằng cách mở rộng vai trò của Internet trong việc chỉ đạo các cuộc điều tra và sử dụng các tập tin hành chính hiệu quả hơn. Bài viết này trình bày những khó khăn mà Cục Thống kê Trung Ương Israel đã phải đối mặt hoặc sẽ phải đối mặt trong quá trình thực hiện.
II. Chỉ đạo các cuộc điều tra trên Internet
CBS đã xem xét vấn đề trả lời điều tra trên Internet trong một số năm. Trong tất cả các thử nghiệm chúng tôi thực hiện, tỷ lệ trả lời qua Internet rất thấp, ngay cả ở các nhóm dân cư có kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp, nơi mà chúng tôi đã tin là có một tỷ lệ trả lời trực tuyến cao. Kết quả, vấn đề được nêu ra là liệu có thích hợp không ở thời điểm này phát triển một quy trình trả lời trực tuyến. Những người phản đối cho rằng các chi phí phát triển quá cao và tỷ lệ phần trăm trả lời trực tuyến thấp nên không bõ công, và vấn đề gần như bị bỏ rơi.
Do phạm vi hoạt động của CBS tăng lên, nên chủ đề này đã được xem xét lại và chúng tôi đã quyết định triển khai quá trình trả lời trực tuyến vào đầu năm ngoái. CBS đã quyết định kiểm tra trả lời trực tuyến đầu tiên ba cuộc điều tra: (a) Điều tra Xu hướng kinh doanh – câu hỏi hướng vào các nhà quản lý công ty; ( b) Điều tra về Giáo dục Đại học – Các câu hỏi là hướng vào sinh viên năm thứ hai; (c) Điều tra về Lòng tin Người tiêu dùng – Cuộc khảo sát dựa trên giàn mẫu của điều tra xã hội năm trước. Kết quả về cuộc điều tra này sẽ chỉ được biết sau một năm nữa, vì ở thời điểm này chúng tôi đang trong giai đoạn thu thập địa chỉ email của những người được chọn mẫu (trong điều tra xã hội hiện tại) nên Điều tra niềm tin tiêu dùng sẽ bắt đầu vào tháng ba, năm 2014.
1. Phương pháp khảo sát và tỷ lệ trả lời
Do mặt hạn chế về an toàn thông tin, nên CBS chấp nhận các phương pháp điều hành sau đây: Thư được gửi qua đường bưu điện đến từng người được chon mẫu, trong đó, cung cấp tên người sử dụng và mật khẩu. Mỗi người trong mẫu phải nhập tên và mật khẩu được cung cấp trong thư vào trang web của CBS.
Trong điều tra các xu hướng doanh, CBS đã bắt đầu sử dụng phương pháp trực tuyến vào tháng 1 năm 2013. Kết quả, tỷ lệ trả lời chỉ là 7 % của mẫu với khoảng 1.200 người, thông tin thu thập được là một tỷ lệ rất thấp .
Trong cuộc điều tra giáo dục đại học, chúng tôi đã tiến hành thử nghiệm kiểm tra trả lời trực tuyến. Kỳ vọng có một tỷ lệ trả lời cao hơn, vì cuộc khảo sát dính dáng đến sinh viên, đối tượng sử dụng nhiều thư điện tử và Internet. Cuộc điều tra sử dung phương pháp phối hợp hoạt động: Bảng hỏi đã được các đối tượng khảo sát điền vào (tự thực hiện) hoặc gửi qua đường bưu điện, hoặc trực tuyến, và thực hiện cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Vấn đề được chọn lựa trong cuộc khảo sát này là vận hành một thực nghiệm để kiểm tra tỷ lệ trả lời theo phương pháp liệt kê và những người trong mẫu đã được phân chia phù hợp vào các nhóm. Cuộc điều tra được chia thành hai nhóm chính: sinh viên năm thứ hai tại các trường đại học và cao đẳng–9300 người (chỉ qua thư: 3100, chỉ qua Internet: 3100, thư và internet: 3100), sinh viên năm thứ hai tại các trường cao đẳng sư phạm–1000 người (chỉ qua thư:334, chỉ qua Internet:333, thư và internet:333). Mỗi nhóm được chia tiếp vào ba nhóm con sau: trả lời chỉ bằng câu hỏi trên giấy; trả lời chỉ bằng câu hỏi trực tuyến; lựa chọn giữa trả lời câu hỏi trên giấy hoặc câu hỏi trực tuyến
Thư chuyển đi được chia thành 6 nhóm (xem tóm tắt các kết quả trong bảng 1. dưới đây ) :
(a) Các trường đại học, chỉ gửi thư: Bao gồm các trường đại học và cao đẳng, những câu hỏi chỉ được gửi đến bằng giấy để tự thực hiện.
(b) Các trường Đại học, chỉ qua Internet : Bao gồm các trường đại học và cao đẳng, yêu cầu chỉ điền vào một bảng câu hỏi trực tuyến, bao gồm cả mật khẩu Internet .
(c) Các trường Đại học, gửi thư qua bưu điện hoặc Internet: Lựa chọn giữa điền vào bảng câu hỏi trực tuyến (mật khẩu đã được bao gồm trong thư ) và một bảng câu hỏi trên giấy để tự thực hiện (đã được gửi cùng với thư giới thiệu ) .
(d) Cao đẳng sư phạm, chỉ gửi thư: chỉ gửi câu hỏi trên giấy và tự thực hiện.
(e) Cao đẳng sư phạm, chỉ dùng Internet: Gồm các trường cao đẳng, yêu cầu chỉ điền vào một bảng hỏi trực tuyến, bao gồm cả mật khẩu Internet .
(f) Cao đẳng sư phạm, thư hoặc Internet: lựa chọn giữa điền vào bảng câu hỏi trực tuyến (bao gồm mật khẩu trong thư ) và một bảng câu hỏi in trên giấy để tự thực hiện (được gửi đến kèm theo thư giới thiệu) .
Các kết quả được trình bày dưới đây được chia thành các nhóm thực nghiệm khác nhau và bằng phương pháp do từng người trong mẫu lựa chọn cuối cùng để điền vào bảng hỏi ở cuối quy trình. Cách thức đặc trưng cho từng nhóm thực nghiệm đó là phương thức được cung cấp ban đầu cho người được chọn mẫu . Sau khi một số yêu cầu và nhắc nhở đối với đối tượng không trả lời, ở giai đoạn này họ đựoc yêu cầu chọn lựa một trong ba phương pháp có thể: phỏng vấn qua điện thoại, Internet , hoặc tự thực hiện câu hỏi trên giấy. Thí dụ, có thể là trong số 3.100 người trong mẫu ở các trường đại học được chỉ định điền vào bảng hỏi trên giấy qua thư, 1525 thực sự hoàn thành bảng câu hỏi trên giấy, 41 trả lời trực tuyến và 1101 trả lời qua điện thoại.
|
T.số người được chọn mẫu |
Thư
|
Internet
|
Điện thoại |
Tổng số người được điều tra |
|||||
| n | % | n | % | n | % | n | % | ||
| Trường đại học, chỉ thư | 3 100 |
1525 |
49 |
41 |
1 |
1101 |
36 |
2667 |
86 |
| Trường đại học, chỉ internet |
3 100 |
107 |
3 |
1379 |
45 |
1206 |
39 |
2692 |
87 |
| Trường đại học, thư và Internet |
3 100 |
680 |
22 |
906 |
29 |
1067 |
35 |
2653 |
86 |
| Cao đăng sư pham, chỉ thư |
334 |
121 |
37 |
4 |
1 |
141 |
43 |
266 |
83 |
| Cao đăng sư pham, chỉ Internet |
333 |
12 |
4 |
108 |
33 |
146 |
45 |
266 |
82 |
| Cao đăng sư pham, thư, internet |
333 |
77 |
23 |
64 |
19 |
124 |
37 |
265 |
82 |
Bảng 1. Bảng kê kết quả thực nghiệm
2. Giải pháp gợi ý và thực hiện
Trong các cuộc điều tra xu hướng Kinh doanh, lượng người trả lời qua Internet thấp, như đã đề cập trước đó. Trong khảo sát giáo dục đại học, trả lời qua Internet cao hơn khi họ không được cung cấp khả năng trả lời nào khác. Tuy nhiên, rõ ràng là một tỷ lệ phần trăm trả lời qua CATI (máy tính hỗ trợ điện thoại phỏng vấn) hoặc qua đường bưu điện cao hơn. Vấn đề trước mắt là: Tại sao tỷ lệ trả lời trực tuyến thấp, thậm chí trong cộng đồng được dự kiến có tỷ lệ phần trăm trả lời cao hơn? Chúng tôi đưa ra một số khả năng có thể: (a) Các phương pháp trả lời không thân thiện với người dùng – gửi thư cùng với mật khẩu riêng theo bảng câu hỏi trực tuyến là bất tiện và không dễ sử dụng; (b) Liên quan đến vấn đề an ninh thông tin; (c) Các máy tính của những người được chọn mẫu có vấn đề về công nghệ.
Sau khi kiểm tra những vấn đề này, chúng tôi quyết định làm sáng tỏ vấn đề trả lời trực tuyến không thân thiện với người dùng. Ý tưởng là gửi một email với một biểu tượng để có thể mở bằng việc nhấp vào đường link và điền vào bảng hỏi. Khó khăn trong việc thực hiện phương pháp này liên quan đến vấn đề an ninh thông tin. Ngoài ra, làm thế nào để chúng ta biết người trả lời nằm trong mẫu được chon? Tuy nhiên, tại sao điều này lại khác với việc gửi bảng câu hỏi qua đường bưu điện – chúng ta có biết chắc chắn ai là người trả lời không? Câu trả lời cũng là không. Chúng ta có thể dùng lập luận này ngay cả liên quan đến CATI. Chúng ta có chắc chắn là người trả lời điện thoại là người trong mẫu không? Những lập luận này làm nhụt chí nhân viên an ninh thông tin của chúng tôi, nhưng rõ ràng chúng ta phải tìm ra một giải pháp hiệu quả và thanh lịch.
Giải pháp nằm không chỉ ở việc gửi một bức thư với mật khẩu, mà là bằng cách gửi một đường link đến bảng câu hỏi trực tuyến qua e-mail cho từng người trong mẫu. Tất cả các bảng câu hỏi mở ra sẽ thấy một con số dành cho người hay cơ sở kinh doanh được chọn mẫu. (Con số này do CBS cung cấp và người trả lời thông tin không nhìn thấy). Phương pháp này sẽ giải quyết các vấn đề thân thiện với người sử dụng và dễ dàng.
Chúng tôi bắt đầu thử nghiệm phương pháp này trong Điều tra xu hướng Kinh doanh tháng 3 năm 2013 và số người được hỏi đã tăng từ 80 trong tháng 2 năm 2013 lên 160 vào tháng 3 năm 2013, khoảng 14 % của mẫu. Phương pháp này cũng cho phép chúng tôi hàng tuần gửi thư nhắc nhở người không trả lời. Thư nhắc nhở trả lời qua Internet và fax. Điểm thú vị là tỷ lệ trả lời qua fax tăng. Những người được chọn mẫu đã in các bảng câu hỏi ra từ Internet và gửi đến bằng fax .
Chúng tôi quyết định kiểm tra động cơ và lý do tại sao mọi người không trả lời qua Internet bằng việc tiếp xúc với họ. Kiểm tra này được tiến hành bằng cách sử dụng bảng câu hỏi yêu cầu qua hệ thống CATI. Chúng tôi đã đưa ra thêm câu hỏi: Tại sao anh không trả lời trực tuyến? Các tùy chọn sau đây được cung cấp để trả lời :
( a) Không quan tâm, tôi muốn tiếp tục trả lời bằng fax hoặc điện thoại.
( b ) Không có địa chỉ email.
( c ) Cài đặt (phần mềm) và hoạt động của máy tính có vấn đề.
( d ) không thể trả lời bởi các vấn đề an ninh thông tin .
(e) lý do khác .
Kết quả kiểm tra như sau: trong số những người không trả lời qua Internet, 25% số người được hỏi cho biết họ thích hình thức trả lời như từ trước đến nay, bằng fax hoặc điện thoại. 25 % nữa cho biết là do các vấn đề an ninh thông tin ở cơ quan họ, nên không thể trả lời qua Internet. Một vài phần trăm nói rằng họ không có địa chỉ email. Những phần trăm khác cho biết có vấn đề về phần mềm ở máy tính của họ. Những người còn lại đã đưa ra một câu trả lời lảng tránh và nói rằng họ sẽ trả lời vào tháng tới.
Những điểm xem xét thêm: Gửi thư nhắc nhở (để trả lời) bốn ngày một lần và đã cho thấy rất hiệu quả, công ty càng lớn lớn, khả năng trả lời trực tuyến càng cao, ngành có tỷ lệ trả lời cao nhất là ngành sản xuất. Những người trả lời trực tuyến chủ yếu là phó giám đốc điều hành hoặc giám đốc tài chính. Kết luận mà chúng tôi có được từ những trả lời này là chúng tôi cần phải đào tạo những người được chọn vào mẫu về quy trình trả lời qua Internet, và giúp họ tiếp thu được quy trình này. Trong cuộc điều tra mà những người trong mẫu được yêu cầu trả hàng tháng, chúng tôi sẽ thực hiện quá trình huấn luyện này.
Kết quả là, tỷ lệ trả lời qua internet trong tháng tư đã đạt khoảng 25 %. Tăng toàn bộ lên dần là 7% trong tháng hai, 14% ở tháng ba và khoảng 25 % trong tháng tư. Các kết quả này chứng minh sự cần thiết phải thực hiện một hệ thống thân thiện với người dùng, đặc biệt đối với những người trả lời, được lấy mẫu chỉ một lần và không phải hàng tháng. Đối với những người trả lời hàng tháng, chúng tôi đã thêm vào một quá trình hướng dẫn cho người phỏng vấn là làm như thế nào để thuyết phục và giải thích cho người được chọn mẫu về tầm quan trọng của việc trả lời trực tuyến. Giải thích bao gồm: Giải thích là quá trình này thân thiện với người dùng. Đối với những người gặp phải các vấn đề chuyên môn kỹ thuật, giảng giải cho họ cách làm thế nào có thể nhận được sự hỗ trợ và giúp đỡ. Đối với những người trả lời bằng fax, được giải thích về tầm quan trọng của việc chuyển đổi sang môi trường ‘ xanh ‘ không dùng giấy. Người phỏng vấn nói chuyện với người trong mẫu trả lời qua fax về cách họ mở bảng câu hỏi. Hóa ra chỉ đơn giản là một số trong họ đã không đọc các hướng dẫn, họ in bảng câu hỏi và gửi bằng fax. Người phỏng vấn nhấn mạnh mức độ bảo mật thông tin cao ở CBS. Vào tháng tư năm 2013, có thêm tác động làm tăng trả lời trực tuyến. Sau khi thư nhắc nhở lần thứ hai gửi đi, thì việc in ấn bảng câu hỏi và trả lời lại bằng fax đã được ngăn chặn. Tác động này cũng thu được kết quả bởi vì chúng tôi không nhận thêm bảng hỏi nào qua fax nữa.
III. Tăng sử dụng các tập tin hành chính
Trong những năm gần đây, CBS đã nhận được hàng chục các tập tin hành chính và chúng đang được chuẩn bị sử dụng. Các vấn đề được phát hiện trong những tập tin là: (a) mỗi tập dữ liệu lại có cấu trúc khác nhau; (b) mỗi tập tin có công nghệ khác nhau – mỗi nhà cung cấp thông tin sử dụng những ứng dụng khác nhau; (c) mỗi tập dữ liệu lại được thu thập theo một cách riêng và sẽ được chuyển giao cho một người cụ thể có trách nhiệm với tập tin đó, những người sau đó sẽ sử dụng các tập dữ liệu theo sự hiểu biết của mình, (d) Không có sự thống nhất giữa các tập dữ liệu và không có các quy định chia sẻ .
CBS đã quyết định phát triển một hệ thống thống nhất cho tất cả các tập tin nhận được ở lĩnh vực giáo dục. Hệ thống bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực thống kê giáo dục và đã tỏ ra có hiệu quả. Theo tinh thần này, chúng tôi quyết định là hệ thống sẽ phục vụ phần lớn các tập tin mà CBS nhận được. Mục tiêu chính là để tạo ra một tiêu chuẩn thống nhất cho tất cả các tập tin khác nhau.
Cuối cùng, chúng tôi có thể nói rằng một hệ thống được thiết kế như vậy là để có được một hệ thống chung của CBS và sẽ mang lại sự đổi mới, chuẩn hóa các quy trình công tác, tăng cường an ninh thông tin và sử dụng tốt hơn các thông tin hiện có ở CBS. Tận dụng nó cũng có thể dẫn đến việc giảm số lượng câu hỏi trong các cuộc điều tra khác nhau .
IV. Kết luận
Việc sử dụng ngày càng tăng của Internet và các tập tin hành chính sẽ giảm số lượng các điều tra viên, giảm bớt gánh nặng cho người trả lời điều tra, cải thiện chất lượng dữ liệu , giảm gánh nặng cho các nhà quản lý ở các cấp độ khác nhau, và dành nhiều thời gian sẵn có để cải tiến hệ thống giám sát ở các quy trình công tác.
Để đạt tỷ lệ trả lời trực tuyến cao, chúng ta phải tạo ra một môi trường trả lời thân thiện với người dùng, có nghĩa là dễ dàng tiếp cận vào bảng hỏi. Với các cuộc điều tra lặp lại hàng tháng, ta thấy tỷ lệ trả lời tăng lên thông qua quá trình giải thích và thuyết phục của những người được chọn mẫu. Điều này nêu bật tầm quan trọng của một môi trường đặc biệt thân thiện với người dùng đối với các cuộc điều tra trước đây. Với sự thành công nhất định đã thấy trong các cuộc Khảo sát xu hướng kinh doanh, chúng tôi đã bắt đầu đặt nền tảng để đạt đến mức mà phần lớn của các cuộc điều sẽ trả lời thông qua Internet.
Những thử nghiệm tiếp theo sẽ là khảo sát giáo dục đại học, trong đó những người được chọn vào mẫu là sinh viên. Chúng tôi nghĩ rằng môi trường trả lời thân thiện sẽ mang lại một tỷ lệ trả lời trực tuyến rất cao trong nhóm người này.
TMH
Nguồn: INCREASING EFFICIENCY IN DATA COLLECTION PROCESSES
Working Paper Prepared by Arie Aharon, Israel Central Bureau of Statistics
Seminar on Statistical Data Collection
(Geneva, Switzerland, 25-27 September 2013)
Topic (ii): Managing data collection functions in a changing environment
CONFERENCE OF EUROPEAN STATISTICIANS