Tập trung công việc thu thập số liệu về tại Văn phòng Trung ương Thống kê Canada

Lise Rivais, Marc St-Denis, Susan Lensen – Thống kê Canada

I. Giới thiệu

Năm 2007, Thống kê Canada đã qua một đợt xem xét lại tất cả các hoạt động, quy trình và hệ thống liên quan đến thu thập dữ liệu. Kết quả là năm 2008 dự án cấu trúc công tác thu thập dữ liệu (CBA) đã được khởi xướng, với kết quả dự kiến thu được vào cuối năm tài chính 2011/12. Dự án CBA là một sáng kiến về sắp xếp hợp lý hóa mang tính chiến lược, đơn vị đứng đầu dự án là Chi nhánh Thu thập và Dịch vụ Khu vực (CRSB). Cấu trúc công tác này xuất phát từ “Tổng quan về tầm nhìn chiến lược thu thâp dữ liệu của Thống kê Canada” đã được đưa ra  thảo luận trong năm 2007.

Mục tiêu của dự án là xem xét lại các quy trình công tác thu thập để tìm ra những cải tiến và tiết kiệm có liên quan mà không hạn chế về tái cơ cấu hoạt động thu thập. Dự án cam kết phát hiện ra những khoản tiết kiệm cho Thống kê Canada với khoảng chừng 2 triệu đô la trên cơ sở công việc hiện đang triển khai. Điều này được thực hiện bằng việc  loại bỏ năng lực dư thừa, khai thác công nghệ mới để giảm hạ tầng công nghệ thông tin và tích hợp cơ sở hạ tầng từ các cuộc điều tra hộ gia đình, điều tra doanh nghiệp và điều tra dân số.

Để đạt được mục tiêu của dịch vụ thu thập một cách kịp thời, hiệu quả và thiết thực hơn,  trọng trách được đặt ra cho chương trình thu thập. Đó là chức năng kế hoạch hóa tích hợp, một điểm truy cập có tổ chức duy nhất cho khách hàng tìm kiếm các dịch vụ thu thập và một nền tảng thu thập tích hợp. Các hệ thống cấu trúc công việc thu thập được hiện đại hóa và quy trình công việc được cơ cấu lại. Sắp xếp lại một số hoạt động trong công việc thu thập (CRSB), đơn vị vận hành & tích hợp (OID) và chuyển khoảng 100 cuộc điều tra kinh doanh từ trụ sở chính xuống các văn phòng khu vực .

Thời gian từ 01 tháng 4 năm 2008 đến 01 tháng 4 năm 2011, CBA đã thay đổi cơ bản phương thức triển khai thu thập dữ liệu ở Thống kê Canada và  trong các năm 2011-2012 cho phép tiết kiệm được 2 triệu đô la hàng năm. Các năng lực tổ chức đã được tối đa hóa, trong khi đó vẫn duy trì hoặc cải thiện tỷ lệ trả lời điều tra và tính kịp thời ở bất cứ đâu có thể. Thống kê Canada đạt được những mục tiêu đó bằng việc:

• Sử dụng nhiều hơn những điều tra viên hiểu biết về luật thống kê;

• Giảm toàn bộ cơ sở hạ tầng thu thập thông qua công việc lồng ghép điều tra doanh nghiệp và hộ gia đình;

• Giảm chi phí trong việc phối hợp và đầu tư cho cơ sở hạ tầng như tập trung và giảm bớt máy chủ hỗ trợ cho công việc thu thập và cắt giảm những nền tảng thu thập dư thừa;

• Thay thế thiết bị đầu cuối bằng các máy tính nối mạng;

• Tập trung kiểm tra và giảm thời gian triển khai đối với các trình ứng dụng điều tra.

II. Môi trường triển khai

Khi dự án triển  khai, những người sử dụng dịch vụ bên ngoài  đã  đến các bộ phận khác nhau trong cơ quan để có được những ước tính về chi phí, tư vấn về phương thức thu thập, các hệ thống và quy trình sử dụng các cuộc điều tra của mình, vv. Việc thu thập dữ liệu không chỉ được điều tra viên  thực hiện ở các văn phòng khu vực, mà cũng được nhân viên ở các bộ phận tương ứng của mình thực hiện theo các lĩnh vực chủ đề. Tại trụ sở chính của Thống kê Canada cũng có một đơn vị chịu trách nhiệm về các hoạt động thu thập do nhân viên văn phòng bố trí tham gia, chủ yếu trong khâu thu thập các cuộc điều tra doanh nghiệp, cho dù họ cũng làm nhiệm vụ văn thư như nhận và gửi công văn, thư từ.

Vào thời điểm bắt đầu dự án, nguồn lao động dữ trữ thiếu ở mọi trình độ, cả những nhà quản lý cấp cao trong tất cả các lĩnh vực chuyên môn, cũng như bộ phận thu thập dữ liệu và hoạt động địa bàn. Những lo lắng về các phương pháp và cơ sở hạ tầng nảy sinh, lo thiếu sự kiểm tra địa bàn do không thể xuống cơ sở và gặp gỡ với các nhà quản lý thu thập, giám sát hoạt động thu thập hàng ngày nơi điều tra và thiếu khả năng hiểu biết về năng lực của các điều tra viên trong các khu vực để chỉ đạo những cuộc điều tra phức tạp này.

III. Quản trị dự án

Điều hành dự án là một ban chỉ đạo do Phó Tổng cục trưởng Thống kê chịu trách nhiệm lĩnh vực thu thập dữ liệu phụ trách, cùng với những đại diện của các lĩnh vực liên quan hoặc có tác động tới việc tái cơ cấu tổ chức công việc  thu thập trong cơ quan. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo đã tạo điều kiện thuận lợi cho mục tiêu dự án bằng việc xem xét các sáng kiến ​​đưa ra và gợi ý về cách chọn lựa hay những phương pháp mới.

Công tác điều hành cũng bao gồm một điều lệ và kế hoạch triển khai dự án, được cập nhật liên tục, gồm khâu quản lý rủi ro, kiểm soát những thay đổi, các vấn đề nảy sinh, các báo cáo đột xuất, các bài thuyết trình và các báo cáo của lãnh đạo nhóm hàng tuần và về các cuộc họp. Cũng như toàn bộ trách nhiệm công tác thu thập trong cơ quan được giao cho tổng giám đốc CRSB (chi nhánh Thu thập và dịch vụ Khu vực). Rõ ràng việc cai quản là một trong những mục tiêu cuả CBA và nó đóng góp rất nhiều cho sự thành công của dự án.

IV. Quy trình áp dụng

Các nhóm công tác  đã được thành lập nhằm nghiên cứu về các chủ đề đã được nhận dạng để lên kế hoạch cho dự án. Những chủ đề này gồm không gian văn phòng, hệ thống và cơ sở hạ tầng phần cứng, các hoạt động và quy trình thu thập, những tác động đến người lao động, trao đổi thông tin trong cơ quan và thay đổi quản lý. Từng nhóm làm việc xem xét tình hình hiện tại, xác định lựa chọn, kiến ​​nghị, đánh giá tác động của sự thay đổi và nhận biết những lợi ích và rủi ro.

Dự án đã kiểm tra các hoạt động, quy trình và kỹ năng liên quan đến công tác thu thập ở địa bàn để xác định xem liệu những hoạt động do các nhân viên thực hiện tại trụ sở chính có thể giao cho các điều tra viên ở khu vực triển khai hiệu quả và thích hợp không.

Những thay đổi cần thiết đã được nhận dạng về cơ sở hạ tầng hệ thống của Thống kê Canada, cho phép các văn phòng khu vực truy cập vào các cuộc điều tra này và xác định các yêu cầu chuyên môn  thích ứng với nhu cầu này.

Kiểm tra tính khả thi về mặt chuyên môn đã được hoàn tất để chuyển một số hoặc tất cả các cuộc điều tra doanh nghiệp từ trụ sơ chính xuống các văn phòng khu vực. Những trở ngại về hệ thống và kỹ thuật được nhận dạng, cùng với sự đầu tư cần thiết để cho phép văn phòng khu vực truy cập các cuộc điều tra này. Một trong những thách thức đó là thời điểm kết thúc các cuộc điều tra do các bộ phận khác nhau triển khai, sử dụng các công cụ riêng của mình để thực hiện các hoạt động thu thập, cho dù đó cùng là những chương trình sử dụng các ứng dụng thu thập chung dành cho bảng tính  Excel. Rồi các công cụ triển khai thu thập phụ thuộc vào cỡ  mẫu điều tra, độ phức tạp và độ dài thời gian điều tra, cũng như rất nhiều vấn đề khác dành cho các cá nhân làm việc trong các lĩnh vực chuyên môn và các nhà quản lý chịu trách nhiệm công tác thu thập thực hiện trong trụ sở chính. Tiêu chuẩn hóa các ứng dụng và quy trình trong toàn bộ cơ quan là không phù hợp. Thiếu tài liệu tham khảo và dữ liệu các cuộc điều tra này được chứa trong các máy chủ khác nhau cũng làm tăng thêm những thách thức.

Một số tùy chọn đã được khảo sát kỹ lưỡng và cơ sở hạ tầng máy tính ảo (VDI) mang lại nhiều lợi thế nhất. VDI là một giải pháp màn hình nền mỏng cho phép các văn phòng khu vực kết nối vào các máy chủ trung tâm. Thiết bị này không chứa các bộ phận hoạt động và không có quạt gió. Thiết bị không có bộ nhớ, không lưu trữ dữ liệu cục bộ và hoạt động dựa trên một máy chủ. Hệ điều hành và tất cả các tập tin được đặt ở một máy chủ từ xa để có thể đăng nhập vào “hiện thân” từ bất kỳ thiết bị đầu cuối nào và vẫn có tất cả các phần mềm cài đặt. Công nghệ này làm giảm chi phí cho cả phần cứng và phần mềm hỗ trợ.

Để đáp ứng yêu cầu  chỉ một điểm truy cập của cơ quan  dành cho những khách hàng có yêu cầu các dịch vụ thu thập dữ liệu, đơn vị thu thập, kế hoạch và quản lý (CPMD) tạo ra một Hệ thống Dịch vụ Cửa Trước. Vai trò của dịch vụ là cung cấp các dịch vụ tư vấn về thu thập dữ liệu, phối hợp các dịch vụ thu thập dữ liệu giữa các đơn vị đối tác thu thập ở giai đoạn đánh giá tính khả thi ban đầu và chuẩn bị các báo cáo khả thi về thu thập, bao gồm  các ước tính chi phí sơ bộ và phân tích năng lực. Bộ phận này tiết kiệm thời gian của các nhà quản lý điều tra và đảm bảo cho cùng những giả định then chốt được sử dụng chung giữa các đối tác thu thập.

Ở giai đoạn đầu của dự án, hai cửa trước đã được thiết lập: một cho các cuộc điều tra xã hội và một cho các cuộc điều tra doanh nghiệp. Rõ ràng điều này không hiệu quả như dự kiến ban đầu và hiển nhiên quy trình cửa riêng nhanh chóng trở nên không phù hợp và điều này đã gây ra những thách thức trong việc trao đổi thông tin. Kết hợp hai cửa lại đã được lựa chọn. Một trong những bài học kinh nghiệm rút ra suốt quá trình triển khai dự án là khả năng phản ứng nhanh với các quy trình mới không có hiệu quả và nhanh chóng có những sửa đổi.

Những thực nghiệm thí điểm ban đầu được thực hiện, với việc sử dụng các cuộc điều tra kinh doanh nhỏ không phức tạp để đảm bảo hoàn thành sớm, mong muốn sớm chứng minh rằng “các nội dung dự án có thể thực hiện được”. Các mục tiêu thí điểm bao gồm việc duy trì hoặc cải thiện tỷ lệ trả lời điều tra, giảm chi phí và giảm thời gian thu thập ở những nơi được cho là thích hợp.

Trước khi chuyển xuống các vùng, dự án đã chỉ đạo xem xét và phân tích đầy đủ thông qua một công cụ đánh giá tác động của giai đoạn chuyển tiếp nhằm kiểm tra từng cuộc điều tra theo những cách đánh giá khác nhau như cân nhắc về tài chính, hệ thống, hạn chế, ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên, thông tin phản hồi từ các đối tác chuyên môn.

Thông qua tham vấn rộng rãi, thông tin được thu thập về từng cuộc điều tra hoặc dịch vụ cụ thể đang được dự án CBA xem xét. Tập trung vào những đặc điểm và các rào cản liên quan đến quá trình chuyển đổi. Đo lường những rủi ro, chiến lược giảm thiểu, hiệu quả và tác động tiềm tàng đến chất lượng, nguồn nhân lực, năng lực vùng và hệ thống.

Nhóm dự án phải đối mặt với rất nhiều khó khăn phải giải quyết. Vai trò của trụ sở chính và các nhóm thu thập ở văn phòng khu vực đã thay đổi và là con đường học tập vòng vo kiến thức cho cả hai. Công cụ và tài liệu đào tạo cần được triển khai và phân phát, cần có những hoạt động sự phối hợp thận trọng, bao gồm cả việc chuyển giao kiến ​​thức giữa hai nhóm khi họ thực hiện các hoạt động lần đầu.

Do thời gian của việc thay đổi lớn này kéo dài, nên khi thu hẹp một lĩnh vực và tăng thêm những nguồn lực khác, nhóm nghiên cứu đã phải chế ngự tinh thần nhân viên. Kỳ vọng là các lĩnh vực chủ đề sẽ được quản lý khi không yên tâm với việc thu thập điều tra ở các văn phòng khu vực  Đã có sự tin cậy nhất định khi quy trình yêu cầu các lĩnh vực chủ đề chia sẻ thông tin điều tra chi tiết trong TIA (công cụ đánh giá tác động của việc chuyển đổi-Transition Impact Assessment tool) như về các thủ tục, ngân sách và tiêu chuẩn chất lượng. Nhóm dự án cho phép kéo dài thêm thời gian trong giai đoạn chuyển tiếp khi cần thiết.

Các mục tiêu của CBA là nhằm cải thiện khâu trả lời điều tra trong việc chuyển giao các chương trình thống kê; bằng việc giảm số lượng các hệ thống và quy trình hiện có để nó trở nên thiết thực hơn và sản xuất hiệu quả bằng cách giảm chi phí trong vòng 5 năm hoạt động, trong khi đó vẫn tiếp tục cung cấp dữ liệu chất lượng cao. Nó bao gồm việc sử dụng bắt buộc của các dịch vụ thu thập chung đối với tất cả các khâu thu thập dữ liệu điều tra, không phân biệt phương thức thu thập. Ngoài ra còn có các nhiệm vụ mở rộng việc sử dụng thu thập đa phương thức và các cuộc điều tra dựa trên Web (bảng hỏi điện tử). Cho đến nay, hơn 150 cuộc điều tra đã được chuyển giao cho các văn phòng khu vực với 18 cuộc phức tạp và mang tính khác thường còn lại sẽ được chuyển qua vào cuối năm 2014.

V. Truyền thông

Giống như bất kỳ dự án chuyển đổi lớn nào, truyền thông cho tất cả các bên liên quan về tiến trình dự án là điều bắt buộc. Một trong những bài học kinh nghiệm là chúng tôi không thể chuyển tải thông tin đầy đủ về dự án. Ngay cả sau hơn một năm khi đã triển khai dự án và truyền thông rộng rãi, vẫn có rất nhiều bộ phận của cơ quan khẳng định không biết hoặc không hiểu mục đích của dự án. Điều này làm chúng tôi phải phát triển các phương tiện truyền thông khác, nhằm đảm bảo cho tất cả các bên liên quan được thông báo. Những cập nhật thường xuyên được gửi đi qua tin nhắn e-mail, các cuộc họp được tổ chức  thường xuyên với các bên liên quan để thảo luận về mối quan tâm của họ.

Với việc sử dụng một nhà tư vấn bên ngoài, chúng tôi đã hoàn thành một bản phân tích về các bên liên quan, nhằm đo lường mức độ sẵn sàng thay đổi và xác định mức độ thúc đẩy của các bên liên quan và tác động tiềm tàng đối với dự án. Với kết quả của bản phân tích này, hội nghị các đối tác của phần bên ngoài đã được tổ chức, nhằm xác nhận mối quan tâm của các bên liên quan và tìm hiểu đầy đủ những năng lực khả dĩ đã được xác định trong điều lệ dự án, nhằm khám phá năng lực khả dĩ  khác và những sáng kiến ​​chất lượng. Cuối cùng là để điều chỉnh hướng thu thập sau này. Một số chủ đề được nghiên cứu như: tổ chức cơ sở hạ tầng, thu thập điều tra dân số, cộng nghệ, năng lực, và trao quyền cho cán bộ thu thập. Đây là nơi gặp gỡ tốt cho các đối tác chuyên môn của chúng tôi để có được sự hiểu biết tốt hơn về dự án và cung cấp thông tin phản hồi. Như đã đề cập trước đó, niềm tin là vấn đề đầu tiên đối với các lĩnh vực chuyên môn khác nhau – các phiên họp này giúp tăng cường một môi trường tin cậy lẫn nhau.

Một trang web của CBA đã được tạo ra trên trang mạng nội bộ của chúng tôi, nhằm cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên của dự án cho toàn bộ cơ quan. Nó bao gồm một danh sách các thành viên dự án, tổng quan về dự án, các hoạt động dự án, những bài thuyết trình và tính hợp thời của dự án.

Các cuộc họp thường xuyên với các nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp đã được tổ chức để thông báo, tìm kiếm thông tin phản hồi, trả lời câu hỏi và mối quan tâm. Các cập nhật thường xuyên được cung cấp cho các bên liên quan chủ chốt về các trình ứng dụng đào tạo khái quát, các thủ tục, khái niệm, tiến độ thu thập dữ liệu, vấn đề đảm bảo chất lượng và các sáng kiến ​​kiểm soát chất lượng. Tiến độ, thách thức và thành công được báo cáo thông qua cơ cấu quản lý. Những cập nhật được gửi qua tin nhắn e-mail, các cuộc họp được tổ chức một cách thường xuyên với các bên liên quan để thảo luận về mối quan tâm của họ.

VI. Kết quả cuối cùng

Mặc dù khi bắt đầu triển khai dự án, chúng tôi không chắc chắn lắm về kết quả của nó, nhưng thông qua làm việc chăm chỉ và quyết tâm, Dự án đã có những thành công nhất định. Những thay đổi đáng kể đã mang lại một số quy trình kinh doanh cơ bản liên quan đến thu thập và các quá trình hoạt động của chúng tôi. Dự án đem lại những mục tiêu hiệu quả được đặt ra lúc bắt đầu triển khai. Chúng tôi đã chuyển đổi thành công các hoạt động thu thập mà không có bất kỳ tác động tiêu cực đến chất lượng. Chúng tôi đã hoàn thành tốt đẹp công việc này nhờ vào các mối quan hệ công tác bền vững  trong phạm vi cơ quan và từ những cá nhân nhiệt tình, những người tận tâm với thành công của dự án.

TMH (giới thiệu tóm tắt)

Nguồn:  http://www.unece.org/index.php?id=32359&type=111

CENTRALISING DATA COLLECTION AT STATISTICS CANADA

Seminar on Statistical Data Collection (Geneva, Switzerland, 25-27 September 2013)

Topic (i): Centralising data collection – CONFERENCE OF EUROPEAN STATISTICIANS